Vous pensez intégrer des stagiaires dans votre équipe ? Vous n'êtes pas certains du processus.
Je vais vous partager mon expérience afin que cet étape soit positive et devienne monnaie courante dans votre organisation.
L'ajout d'un stagiaire dans votre équipe de développement vous permettra d'améliorer la performance et la collaboration de votre team de feu. De plus, il permet de réaliser des tâches et des projets spéciaux. Mais avant de vous lancer dans ce processus, il vous faut un plan (ça sonne comme un slogan d'un certain parti politique 😂) et une bonne préparation.
De plus, une chose importante à souligner, le processus de stage permet aussi de faire rayonner votre entreprise auprès des élèves ainsi que des cégeps/universités. En effet, les stagiaires se parlent entre eux, ils échangent sur leur stage, c'est le moment pour vous de shinner!!! 😎
Processus de recrutement
Avant d'entamer le processus de recrutement, il faut d'abord établir quels seront vos besoins. Cela vous permettra de définir un mandat clair et de permettre à votre équipe recrutement de bien préparer l'offre de stage. Il faut savoir qu'un stage est d'une période de 12 à 15 semaines. Assurez-vous de les tenir occupés 😉.
Les équipes RH sont bien au fait des politiques et modalités qui entourent les stages en entreprise.
Une fois les candidats choisis, vous pourrez alors participer à l'entrevue avec ceux-ci. Pour ma part, chez Alterfina c'est le moment de parler des projets auxquels il sera à travailler mais c'est surtout le moment d'apprendre sur le côté humain. Ce que l'on cherche surtout c'est un "match" de personnalité. Il ne faut pas oublier que ce sont des étudiants et non des développeurs avec 10 ans d'expériences 😜
Oublier pas d'aviser les membres de votre équipe. Vous allez voir, votre équipe sera motivée de participer et de laisser une marque dans le parcours académique des stagiaires.
Durant le stage
Lorsque vous avez déterminé la date du début du stage. Aviser vos équipes RH et TI pour que tout soit prêt lors de son arrivée. Dès que son courriel est créé dans les semaines avant son début. Vous pouvez déjà l'inviter à plusieurs rencontres. C'est sécurisant de connaître à l'avance les sujets des premières rencontres. Chez Alterfina, en moins de quelques heures (3 heures environ), le candidat à tous les documents, ressources et matériels nécessaires pour débuter son stage 😃
Lors des premiers jours, le stagiaire aura besoin de votre présence. C'est le moment que je préfère; je mets mon chapeau de coach pour l'aider à avancer dans son parcours académique en même temps de faire partie intégrante de mon équipe de développement. C'est le moment de voir où se situe son niveau de connaissance pour déterminer l'approche que je vais prendre avec le candidat.
Planifier des rencontres avec le candidat pour voir son niveau de confort, de stress, de satisfaction face au stage. Pour ma part, j'y vais avec une méthode de discussion ouverte. Je trouve que c'est la bonne approche pour moi, à vous de trouver la vôtre.
Pour ce qui est de la charge de travail et l'assignation des tâches. Il faut mentionner que chez Alterfina, nous utilisons la méthodologie agile/scrum pour nos développements. Donc, les tâches sont bien documentées et notées avec la notion de "Story Points". De cette façon, il est facile d'assigner des tâches aux stagiaires et de suivre leur progression. Par exemple, un sprint de 10 points pour chaque développeur de votre équipe, essayer de lui assigner 6 ou 7 points pour commencer. Vous allez avoir une bonne idée de son rythme de développement. De plus, soyez transparent en lui expliquant votre méthode de pointage. Ça deviendra une référence à atteindre 🚀. D'après mon expérience, il n'est pas rare de voir les stagiaires après quelques sprints s'approcher du rythme des membres de votre équipe. Par la suite, vous pouvez laisser les stagiaires prendre des tâches dans votre backlog de sprint 🤩.
Un des commentaires que je fais le plus souvent avec les stagiaires c'est de ne pas avoir peur de déranger les autres membres de l'équipe lorsqu'ils se sentent pris, à court de solution ou autres problématiques. Je dis souvent; "n'oubli pas, ce n'est pas un TP d'école, tu as droit de demander de l'assistance à tes collègues." En effet, ils sont conditionnés à solutionner des problèmes par eux-mêmes depuis des années. Par contre, le monde du travail (développement) à plutôt une approche de collaboration.
Fin du stage
À la fin du stage, vous devez produire une évaluation du stagiaire. Souvent cette évaluation est faite de questions à choix multiple et de quelques questions à développer. Prenez le temps de bien évaluer le stagiaire, effectuez des commentaires constructifs. De mon côté, j'aime faire ce processus en 2 phases. La première, seul, pour être bien concentré sur ce que j'ai à noter. La deuxième, avec le stagiaire afin de lui présenter son évaluation et de la passer en revue. C'est le moment de discuter avec lui de ses points forts, points à améliorer.
Il est primordial de prendre du temps avec le stagiaire afin d'apprendre sur son expérience dans votre organisation. On cherche toujours à améliorer le processus des stages, donc les commentaires sont très importants afin d'évaluer tout le processus. Pour eux, c'est très frais en mémoire, faut en profiter 😀.
Ça m'est déjà arrivé que le stagiaire me dise à la fin; "J-F c'était vraiment cool le stage mais ça m'a aussi démontré que la programmation web m'intéresse moins que la programmation robotique." J'étais tellement emballé par ce commentaire. Si le stage a servi à mieux orienter sa carrière, c'est tellement parfait !!!
Vous aimez l'expérience avec le stagiaire, vous pouvez en profiter pour lui proposer d'effectuer son prochain stage avec votre équipe 😃. Vous pouvez même lui proposer un travail à temps partiel ou d'été si votre organisation le permet. Par contre, garder en tête que les études du candidat doivent passer avant vos intérêts et ceux de votre entreprise. De cette façon, votre démarche envers les stagiaires sera bien vue dans le milieu et permettra à votre organisation de rayonner auprès des maisons d'enseignements 🎓.
Conclusion
Le choix d'aller de l'avant avec des stagiaires ne doit pas être pris à la légère. En effet, les stages ont une durée d'environ 3 mois et vont monopoliser plusieurs ressources. On peut penser aux équipes RH qui doivent faire la rédaction de l'offre de stage, effectuer les premiers contacts avec les superviseurs de stage et les candidats. Lorsque le candidat est sélectionné, vos équipes TI prennent la relève afin de procéder à la réquisition du matériel, préparation des accès et j'en passe 🤯. On voit bien que c'est un processus semblable que pour l'ajout d'un nouveau développeur au sein de votre équipe mais pour seulement 3 mois.
Par contre, vous allez voir une motivation supplémentaire de vos leaders dans vos équipes. Certains vont prendre le stagiaire sous son aile sans que vous en faites la demande ❤️. D'autre vont agir comme mentor pour le propulser vers des nouveaux sommets 🏔️. Pour ma part, j'aime échanger avec eux sur les concepts appris sur les bancs d'école et de les transposer avec des exemples concrets qui leur permettent de mieux comprendre certains aspects de leur future carrière.
Bonne chance dans votre recherche de candidat et faites confiance à votre équipe 😉
Merci d'avoir lu.
* Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.